Ha sido muy común ver cómo los operarios de procesos industriales han sido sustituidos por robots. En el área administrativa esto no ha sido tan común hasta hace poco.

Actualmente existen soluciones que pueden sustituir tareas cotidianas, como por ejemplo la captura de facturas de compra en función de los correos enviados por los proveedores. El robot opera con los programas (correo, SAP, Microsoft Dynamics, CRM, …) de la misma forma que lo haría una persona, haciendo clic las opciones de menú, leyendo correos e introduciendo los datos a las diferentes aplicaciones.

Los robots de software interpretan la interfaz de usuario de aplicaciones de terceros y están configurados para ejecutar pasos de forma idéntica a un usuario humano. Se configuran (o entrenan) empleando pasos demostrativos, en lugar de ser programados con instrucciones basadas en código. Este es un concepto importante en el mercado de la ARP para que la intención no es proporcionar otra plataforma de codificación por los usuarios de TI.

El objetivo es proporcionar una capacidad ágil y configurable a los usuarios técnicos y no técnicos a los departamentos operativos. Resumiendo, un robot de software debe ser un trabajador virtual que puede ser rápidamente «entrenado» para un usuario de negocios de una forma intuitiva, similar a como un usuario operativo entrenaría a un compañero humano.

El beneficio de este enfoque es doble. En primer lugar, permite que los departamentos de operaciones sean autónomos. En segundo lugar, libera las habilidades de los profesionales de TI para concentrarse en implementaciones más estratégicas de TI, tales como implementaciones de ERP y BPMS. La ARP se centra típicamente en la efectividad operativa inmediata, la calidad y la rentabilidad. Así, el ARP se considera clásica como complementaria de las iniciativas de automatización existentes.