Ha estat molt comú veure com els operaris de processos industrials han estat substituïts per robots. A l’àrea administrativa això no ha estat tan comú fins fa ben poc.

Actualment existeixen solucions que poden substituir tasques quotidianes, como per exemple la captura de factures de compra en funció dels correus enviats pels proveïdors. El robot opera amb els programes (correu, SAP, Microsoft Dynamics, CRM,…) de la mateixa forma que ho faria una persona, clicant las opcions de menú, llegint correus i introduint les dades a les diferents aplicacions.

Els robots de software interpreten la interfície d’usuari d’aplicacions de tercers i estan configurats per executar passos de forma idèntica a un usuari humà. Es configuren (o entrenen) emprant passos demostratius, en lloc de ser programats amb instruccions basades en codi. Aquest és un concepte important al mercat de l’ARP perquè la intenció no es proporcionar una altra plataforma de codificació pels usuaris de TI.

L’objectiu és proporcionar una capacitat àgil i configurable als usuaris tècnics i no tècnics als departaments operatius. Resumint, un robot de software ha de ser un treballador virtual que pot ser ràpidament “entrenat” per un usuari de negocis d’una forma intuïtiva, similar a com un usuari operatiu entrenaria a un company humà.

El benefici d’aquest enfocament és doble. En primer lloc, permet que els departaments d’operacions siguin autònoms. En segon lloc, allibera las habilitats dels professionals de TI per a concentrar-se en implementacions més estratègiques de TI, tals com implementacions de ERP y BPMS. La ARP es centra típicament en l’efectivitat operativa immediata, la qualitat i la rendibilitat. Així, l’ARP es considera clàssica com complementària de les iniciatives d’automatització existents.